Bedrijfscode

Witteveen+Bos heeft sinds 1998 een gedragscode. Deze code is in 2006 verder uitgewerkt in een bedrijfscode, die in 2010 op een aantal punten is aangepast. In interne bijeenkomsten is veel aandacht besteed aan integer handelen. Met een aantal opdrachtgevers zijn dilemmaʼs op het gebied van integriteit benoemd. De uitkomsten zijn uitgewerkt in protocollen, die aangeven hoe met deze vraagstukken wordt omgegaan.

De bedrijfscode is bedoeld om richtlijnen te geven voor gedegen en onafhankelijke advisering en integere en maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. In de bedrijfscode zijn verantwoordelijkheden en gedragsregels opgenomen. Daarnaast wordt verwezen naar overige afspraken, die zijn vastgelegd in handboeken, instructies en (arbeids-)overeenkomsten.

Naast de door ons geformuleerde verantwoordelijkheden en gedragsregels onderschrijven wij:

  • de gedragscode van de Nederlandse branchevereniging NLingenieurs
  • de ‘Code of Conductʼ van de European Federation of National Engineering Associations (FEANI)
  • de ‘Code of Ethicsʼ van de International Federation of Consulting Engineers (FIDIC).

Maatschappelijk jaarverslag

Witteveen+Bos heeft de tien principes van United Nations Global Compact ondertekend. Dit is een convenant tussen de Verenigde Naties en het internationale bedrijfsleven, waarin de principes van verantwoord zakendoen zijn vastgelegd. Hiermee verplichten wij ons te werken aan respect voor de mensenrechten, de sociale bescherming van werknemers, milieuvriendelijk ondernemen en de bestrijding van corruptie.

Vanaf 2008 publiceert Witteveen+Bos het Corporate Responsibility Report volgens de richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI). Dit rapport bevat economische, milieu- en prestatie-indicatoren.

Milieumanagementprogramma

In 2010 heeft Witteveen+Bos haar milieu- en energiebeleid verwoord in een milieumanagementprogramma. Dit plan bevat korte- en langetermijnmaatregelen om de negatieve effecten van onze bedrijfsvoering op het milieu te verminderen. Het gaat daarbij om de energie-efficiëntie van onze kantoren, mobiliteit van onze medewerkers en afvalmanagement.

Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden jegens onze stakeholders zijn op hoofdlijnen geformuleerd. Wij vinden een integere opstelling en transparante handelwijze van onze medewerkers belangrijke voorwaarden. Essentieel is dat de medewerker onder alle omstandigheden verantwoorde beslissingen kan nemen. Maatschappelijk en bedrijfsmatig verantwoord handelen betekent bij Witteveen+Bos onder meer dat wij:

jegens de samenleving

  • betrouwbare en duurzame oplossingen willen leveren, met oog voor mens, milieu en maatschappij
  • veel waarde hechten aan duurzaam en maatschappelijk verantwoord handelen en daaraan willen bijdragen in onze projecten
  • ons gedragen volgens de algemeen geldende normen en waarden
  • in onze beroepsuitoefening integer en transparant handelen
  • vergoedingen afwijzen, die onze objectiviteit en maatschappelijk verantwoorde opstelling kunnen beïnvloeden.

jegens onze opdrachtgevers

  • onze onafhankelijkheid in alle opzichten garanderen
  • staan voor een professionele dienstverlening, naar beste kunnen en weten
  • belangenconflicten voorkomen door openheid en transparantie
  • werken volgens ons kwaliteitssysteem en conform in de branche geaccepteerde voorwaarden
  • eerlijk en objectief informeren over aspecten, die buiten de competentie van het eigen bureau vallen.

jegens onze partners in zaken

  • handelen vanuit collegialiteit, loyaliteit en integriteit als basis voor de samenwerking
  • samenwerken met respect voor ieders rol en inbreng
  • streven naar een toedeling van de werkzaamheden op basis van ieders competentie, alsmede een evenwichtige verdeling van de risicoʼs
  • niet handelen in strijd met de Mededingingswet.

jegens onze collegaʼs in de branche

  • afzien van activiteiten die de goede reputatie van onze beroepsgroep aantasten
  • bijdragen aan een marktwerking op basis van competentie en kwaliteit en met wederzijds respect
  • het werk van derden oprecht en objectief beoordelen
  • afzien van gedrag dat we jegens onszelf ook niet zouden waarderen.

jegens elkaar als collegaʼs binnen Witteveen+Bos

  • solidair en collegiaal zijn, maar tegelijkertijd ook oprecht en duidelijk
  • respect hebben voor ieders mening en overtuiging, zowel professioneel als op maatschappelijk gebied
  • handelen vanuit een sterk gemeenschapsbesef, maar met gevoel voor ieders individualiteit
  • ruimte geven aan de ontplooiing van elk individu
  • ons houden aan de gedragsregels en ons in twijfelgevallen gedragen naar de geest hiervan.

Gedragsregels

De hiervoor beschreven verantwoordelijkheden zijn vertaald naar gedragsregels, die vastgelegd zijn in de regelingen en handboeken, instructies en (arbeids-)overeenkomsten. Hieronder volgt een samenvatting van de belangrijkste gedragsregels per categorie.

Professionele verplichtingen

  • de algemene verplichtingen van Witteveen+Bos bij de uitvoering van een opdracht zijn omschreven in de branchevoorwaarden (RVOI-2001, DNR 2011)
  • de wijze van dienstverlening en de algemene bedrijfsvoering zijn omschreven in het Handboek kwaliteit.

Externe relaties

  • er worden geen afspraken met collega-bureaus gemaakt over tarieven en voorwaarden, die kunnen leiden tot een beperking van de mededinging
  • er worden geen geschenken of diensten aangenomen waardoor we in ons onafhankelijk oordeel of standpunt kunnen worden beïnvloed
  • er worden geen geschenken of diensten aangeboden aan derden, waardoor zij in hun onafhankelijk oordeel of standpunt beïnvloed kunnen worden
  • intimidatie door externe partijen wordt onverwijld aan de projectdirecteur gemeld als het een project betreft en aan de directie als het om algemene zaken gaat
  • aan opdrachten of instructies van externe relaties, die de veiligheid en gezondheid van personen in gevaar brengen, wordt niet meegewerkt.

Belangenconflicten

  • projectbelang en bedrijfsbelang liggen in elkaars verlengde; daar waar projectbelang en bedrijfsbelang met elkaar in conflict kunnen komen, wordt dit voorgelegd aan de projectdirecteur en de directie, die vervolgens een besluit nemen
  • als belangenverstrengeling dreigt te ontstaan bij de advisering aan verschillende opdrachtgevers, handelen wij op een transparante wijze naar die opdrachtgevers en met respect voor hun belangen, waarbij we zorg dragen dat onze onafhankelijkheid niet in het gedrang komt
  • Witteveen+Bos onthoudt zich van het adviseren van twee verschillende opdrachtgevers in één projectfase, tenzij beide opdrachtgevers hiervan op de hoogte zijn en om onze inzet vragen
  • vóór het aanvaarden van een opdracht van een partij, op wiens werk Witteveen+Bos in andere opdrachten toezicht houdt, wordt deze partij gewezen op de verantwoordelijkheden zoals beschreven in onze bedrijfscode
  • gelet op mogelijke belangenconflicten heeft de medewerker van Witteveen+Bos voor het verrichten van nevenwerkzaamheden vooraf toestemming van de directie nodig.

Externe samenwerkingen

  • projectsamenwerkingen met andere partijen behoeven de goedkeuring van de betreffende projectdirecteur
  • samenwerkingen van meer algemene en strategische aard behoeven de goedkeuring van de directie
  • samenwerkingen zijn erop gericht de opdrachtgever toegevoegde waarde te leveren en niet om de mededinging te beperken.

Interne omgang

  • ontplooiïng van medewerkers vindt plaats door loopbaanontwikkeling en personeelsmanagement, zoals omschreven in de Handleiding personeelsmanagement
  • binnen Witteveen+Bos worden ongewenste omgangsvormen niet getolereerd; in het Handboek regelingen is het beleid dienaangaande beschreven, inclusief de inzet van de externe vertrouwenspersoon, de klachtenprocedure en sancties; voor deze problematiek verricht de Commissie omgangsvormen onderzoek
  • e-mailgebruik en internetgebruik dienen alleen zakelijke belangen; gebruik ten behoeve van persoonlijke belangen of doeleinden, die in strijd zijn met de wet of het bedrijfsbelang, is niet toegestaan; in paragraaf 9.3. van het Handboek regelingen is het gebruik van e-mail en internet nader omschreven
  • binnen onze kantoren gelden huisregels zoals beschreven in het Handboek kwaliteit
  • ‘accountabilityʼ heeft alles met integriteit te maken; daarom dienen afspraken nagekomen te worden.

Vertrouwelijkheid

  • wij gaan zorgvuldig om met informatie van opdrachtgevers
  • vertrouwelijke informatie wordt als zodanig behandeld, tenzij door de opdrachtgever anders wordt beslist (branchevoorwaarden)
  • onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit hoofde van hun functie en beroep ter kennis komt, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt dan wel uitdrukkelijk is opgelegd (geregeld in de arbeidsovereenkomst)
  • Witteveen+Bos kent twee interne vertrouwenspersonen en één externe vertrouwenspersoon, waarmee integriteitsdilemmaʼs te allen tijde vertrouwelijk kunnen worden besproken.

Inkoop en procuratie

  • de werkgebieden waarvoor medewerkers tekenbevoegd zijn, staan beschreven in bijlage 8 van het Handboek kwaliteit
  • de werkgebieden alsmede de limietbedragen voor tekenbevoegdheid met betrekking tot aanbiedingen en projectuitgaven zijn op individuele basis overeengekomen tussen de directie en de betreffende functionaris
  • limietbedragen voor tekenbevoegdheid inzake uitgaven met betrekking tot algemene middelen, niet zijnde projectzaken, zijn op individuele basis overeengekomen tussen de directie en de betreffende functionaris
  • uitgaven namens Witteveen+Bos worden pas gedaan na goedkeuring door een tweede persoon, conform het Handboek kwaliteit en het Handboek financiën
  • persoonlijk gewin of voordeel bij financiële transacties voor Witteveen+Bos is niet geoorloofd.

Financiën

  • iedere medewerker van Witteveen+Bos registreert zijn tijdsbesteding, waarbij onderscheid gemaakt wordt in declarabele, niet-declarabele, interne en algemene uren
  • iedere medewerker van Witteveen+Bos administreert zijn zakelijke kosten, conform de richtlijnen zoals genoemd in het Handboek financiën
  • de aan de opdrachtgever gedeclareerde kosten voor de dienstverlening vertegenwoordigen de met de opdrachtgever overeengekomen waarde van de geleverde prestatie.

Kwaliteit

  • medewerkers streven bij hun advisering ten minste de kwaliteit na, die is overeengekomen met de opdrachtgever
  • ten behoeve van de kwaliteit van onze werkzaamheden, hanteren we een kwaliteitsmanagementsysteem, dat is gecertificeerd volgens de normen ISO 9001 en VCA en dat beschreven staat in het Handboek kwaliteit
  • bij onze advisering stellen we ons onafhankelijk en integer op
  • oneigenlijke beïnvloeding van ons advies door opdrachtgevers en andere stakeholders wijzen we af. Wanneer de onafhankelijkheid en integriteit van een advies in gedrang komen, wordt dit voorgelegd aan de projectdirecteur, die vervolgens actie zal ondernemen
  • toerekenbare tekortkomingen met betrekking tot de dienstverlening worden conform de bepalingen in de RVOI-2001 gecorrigeerd, zonder extra kosten voor de opdrachtgever
  • opdrachten, die in strijd zijn met nationale en internationale wet- en regelgeving, worden niet aanvaard.

Goed bestuur

  • het eigendom van Witteveen+Bos is volledig in handen van de medewerkers, die kunnen deelnemen als participant, partner, premiumpartner of seniorpartner
  • het aandeelhouderschap van een medewerker is niet van invloed op zijn positie als werknemer
  • de waarde van het aandeel Witteveen+Bos wordt eens per jaar vastgesteld door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders op basis van een vaste formule
  • in het aandeelhoudersreglement en het participatie-reglement zijn de regels vastgelegd voor de handel in Witteveen+Bos-aandelen
  • de dagelijkse leiding van het bureau is in handen van de directie, die zich bij haar handelen laat leiden door de beginselen van goed ‘corporate governanceʼ
  • de directie legt verantwoording af aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders
  • er is een Raad van Commissarissen geïnstalleerd, die als klankbord voor de directie fungeert en adviseert over product, markt, strategie, beleid en organisatie.

Andere culturen

  • de bedrijfscode reflecteert de wijze van zaken doen (business culture) bij Witteveen+Bos; ook in het buitenland is de bedrijfscode maatgevend
  • bij het werken en zaken doen in het buitenland respecteren we lokale gebruiken en culturen
  • als in bepaalde landen het opereren volgens onze bedrijfscode in conflict komt met daar geldende handelwijzen, wordt de directie gevraagd om een besluit
  • in algemene zin worden de 'OECD Guidelines for Multinational Enterprises' als leidraad voor ons handelen gehanteerd.

Continuïteit

De combinatie van zelfstandigheid en normbesef betekent dat de medewerkers werken volgens het principe van ‘self assessmentʼ.

Dit is gebaseerd op de volgende grondslagen:

  • de bedrijfscode is van toepassing op iedereen, zonder aanzien des persoon
  • medewerkers mogen elkaar aanspreken op elkaars gedrag
  • mogelijke dilemmaʼs, die zich in de praktijk aandienen, worden op gezette tijden besproken
  • management en medewerkers kunnen voor specifieke integriteitsdilemmaʼs terecht bij de door de directie aangewezen vertrouwenspersonen
  • de directie is verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid en wordt daarin bijgestaan door de Integriteitscommissie
  • de Integriteitscommissie bestaat uit drie personen, waarvan er ten minste één zitting heeft in de statutaire directie
  • de bedrijfscode wordt periodiek geactualiseerd door de Integriteitscommissie.

Iedere medewerker beseft dat de kernwaarden van ons bureau en het nemen van verantwoordelijkheid jegens onze stakeholders van essentieel belang zijn voor de continuïteit van het bedrijf en het persoonlijk functioneren. Daar waar in strijd met de bedrijfscode wordt gehandeld, zullen sancties worden toegepast conform de handboeken, instructies en (arbeids-)overeenkomsten. Daar waar geen regeling is omschreven, beslist de directie.